Po pierwsze skompletować zespół. Jak to zrobić? Kilku kumpli weź… i zapoznajcie się z problemami jakie stawia w hackathonie przed wami organizator i pomyślcie czy nie potrzebujecie jeszcze kogoś kto pomoże wam ten problem skuteczniej rozwiązać. Jak już wiesz, z kim będziesz pracować, czas zabrać się za planowanie pracy nad projektem. Żeby była ona jak najbardziej efektywna warto na początku ją nieco ustrukturyzować oraz:

1. Określić zadania jakie stoją przed wami w trakcie hackathonu

Co w ogóle chcecie zrobić? Jak to ma wyglądać? Co chcecie i jesteście w stanie pokazać na koniec pracy (pamiętaj, że przygotowanie finalnej prezentacji to też jest zadanie dla kogoś z zespołu)? Co jest wam potrzebne, żeby to osiągnąć?
Jeśli wiecie już to wszystko, spiszcie swoje pomysły i propozycje w dokumencie dostępnym dla całego zespołu (polecam Google Docs, bo daje możliwość współedycji oraz podglądu historii zmian dokumentu) z podziałem na ich specyfikę – np. związane z technologią, marketingiem, projektowaniem. Postarajcie się też jak najwięcej z wypisanych rzeczy sprocesować do zadań na najbliższe dni pracy.

2. Wybrać narzędzia do komunikacji, współdzielenia dokumentów i plików oraz zarządzania ustalonymi zadaniami

Jest dużo prostych i darmowych narzędzi do zarządzania zadaniami, jak choćby Todoist lub TeuxDeux, które pozwolą wam uporządkować zadania. Na czas hackathonu warto też stworzyć wspólny folder dla Dropboxie lub Drive’ie i grupowy czat całego zespołu na Facebooku. Platforma Ms Teams z której korzysta już teraz niemal każdy uczeń i student też będzie skuteczna, gdyż na niej odbywać się będą dodatkowe szkolenia i cykle mentorskie zaplanowane przez Organizatora.
Dzięki temu wszyscy będą wiedzieli, za jakie zadania są odpowiedzialni i co dzieje się w projekcie bez konieczności przerywania pracy innym.
Ważne: Nie zostawiajcie w projekcie zadań, które są przypisane do wszystkich albo do nikogo, wtedy na pewno nikt nie znajdzie czasu, żeby się nimi zająć.

3. Zrobić porządny research

Praca z otwartymi danymi wymaga zaznajomienia się z ich specyfiką. Warto zrobić to zanim zaczniesz planować rozwiązania technologiczne czy np. projektować strukturę bazy danych.
W swoich planach i rozwiązaniach pamiętaj również, że hackathon to takie magiczne miejsce, gdzie zmiana koncepcji o 180 stopni o 3 nad ranem jest bardzo możliwa i prawdopodobna 🙂

4. Ustalić tempo pracy i odpoczynku

Typowe Hackathony trwają dzień lub dwa i wówczas czas ma ogromne znaczenie. W wersji online i przy kilkutygodniowym terminie składania projektów rytm pracy w zespole jest zupełnie inny, ale to nie znaczy że dużo czasu to duży sukces. Mobilizowanie zespołu kiedy czasu jest multum jest czasem trudniejsze, niż kiedy sam czas goni nas do roboty. Postaraj się razem z zespołem zaplanować, żeby w trakcie samego hackathonu pracować w miarę regularnie co kilka dni w 2-3 godzinnych cyklach. Po każdym z nich będziecie aktualizować wiedzę na temat tego, co każdemu udało się w tym czasie zrobić i z jakimi problemami spotkali się podczas realizacji swoich zadań. Oczywiście nie zawalajcie nocy i innych obowiązków, jednakże czas na relaks pozostawcie na sam koniec, kiedy już całość pracy konkursowej będzie gotowa na 100%.

Tekst na podstawie publikacji Agnieszki Lewandowskiej, prezeski Startup School i liderki brygady warszawskiej Koduj dla Polski